UŽITOČNÉ NÁSTROJE PRI PRÁCI Z DOMU

5 krokov, ktorými ostávame v kontakte s tímom počas práce z domu.

Máme vyhradenú vlastnú konferenčnú linku v prípade potreby spoločného callu
Každé ráno máme pravidelné check-in hovory o tom, čo nás počas dňa čaká
Keď nám chýba bližší sociálny kontakt, usporiadame videokonferenciu
Počas roka má väčšina z nás telefóny v tichom režime ale teraz ich máme nahlas, aby sme boli ľahko dostupní a vedeli rýchlo reagovať na všetky hovory alebo správy
Na konci dňa si posielame aktualizácie o priebehu práce, aby sme ukázali, koľko sme dosiahli

Zdá sa, že koronavírus bude mať kvôli svojmu rozšíreniu markantný dopad na fungovanie nejednej spoločnosti. Po celom svete firmy prijímajú špeciálne opatrenia a svojim zamestnancom umožňujú pracovať z domu. Veľké spoločnosti ako Google alebo Apple majú množstvo svojich interných toolov, vďaka ktorým ostávajú ich zamestnanci v nepretržitom kontakte aj napriek práci z rôznych miest a oblastí. V prípade menších organizácií môžu mať zamestnanci nedostatok odborných znalostí, aby vedeli, ktoré nástroje pomôžu svojim zamestnancom zostať produktívnymi a navzájom komunikovať.

Tu je niekoľko aplikácii, ktoré využívame my aby sme z domu pracovali čo najefektívnejšie.

SLACK

Slack používame na každodennej báze najčastejšie zo všetkých toolov. Využívame vzájomné informovanie o postupoch a updateoch na konkrétnom projekte. Slúži aj ako náš firemný „Messenger“, v ktorom si pre odľahčenie posielame memečká či prípadné nové nápady pre klientov. Slack ponúka funkciu chatu medzi jednotlivými členmi tímu, ale aj medzi všetkými členmi určitého kanála. Samozrejmosťou je aj zdieľanie súborov. Ak máte prehliadač Chrome alebo používate Android, cez Slack už môžete uskutočniť aj videohovory a zdieľať pri tom obrazovku. Premium verzia má veľa funkcií, ktoré oceníte pri väčších tímoch. Ak však začínate, verzia zadarmo vám úplne postačí. Viac sa o Slacku dočítate tu: https://slack.com/intl/en-sk/

HUBSTAFF

Hubstaff je ďalší tool, ktorý zapíname hneď ako sa pustíme do práce. Slúži na sledovanie času, ktorý trávime na jednotlivých projektoch. Sledovanie času na počítači je skvelý spôsob, ako sa navzájom informovať o tom, ako trávime naše pracovné hodiny, keď pracujeme z domu. Okrem toho môže slúžiť na analýzu efektivity a dôkladné reportovanie času stráveného nad prácou pre konkrétneho klienta. Viac sa o Hubstaffe dočítate tu: https://hubstaff.com/

JIRA CORE, JIRA SOFTWARE, CONFLUENCE

Jira je softvér, ktorý nachádza svoje široké uplatnenie vo všetkých fázach práce na projekte. Umožňuje plánovať, zaznamenávať zmeny, riadiť chod projektu, prideľovať úlohy jednotlivým členom tímu, stanovovať ich priority a riadiť ich riešenia. Najnovšie spoločnosť Atlassian, ktorá tieto produkty vyvíja, sprístupnila všetky svoje tooly zadarmo a bez časového obmedzenia. Ak ste ešte tieto nástroje nevyskúšali, teraz je ten správny čas. My v agentúre SHARKANI ich využívame už niekoľko rokov. Skúste to tu: https://www.atlassian.com/

TEAMPASSWORD

TeamPassword používame ako centralizovaného správcu hesiel. Pri práci z domu je účet TeamPassword skvelým riešením v situáciách, kedy sa potrebuje niekto z tímu rýchlo dostať k prístupovým údajom do niektorej platformy a nemusí tak strácať čas „investigatívou“ od kolegov. Môžete v ňom vytvárať zdieľané úschovne, ukladať podnikové heslá, vytvárať bezpečné poznámky a ďalšie. TeamPassword udržuje všetky vaše prihlasovacie údaje v bezpečí a synchronizované, takže všetci z tímu môžu získať prístupy, ktoré potrebujú, keď ich potrebujú. TeamPassword si môžete stiahnuť tu: https://www.teampassword.com/

TOOLY NA ZDIEĽANIE SÚBOROV

Zdieľanie a archivácia súborov na externých diskoch je dôležitá hlavne ak posielame veľké množstvo súborov alebo súbory veľkého formátu. Navyše sú tieto súbory vždy pokope a dostupné kedykoľvek. Na tento účel sa dajú používať rôzne cloudy ako Disk Google alebo OneDrive, prípadne Dropbox. Tieto nástroje umožňujú nahrávať dokumenty a bezpečne ich interne alebo externe zdieľať. Služba zdieľania súborov je základnou aplikáciou pre prácu na diaľku.

Ďalšie praktické alternatívy užitočných toolov:

ZOOM

Zoom je jedným z lídrov v modernej podnikovej video komunikácii, s jednoduchou, spoľahlivou cloud platformou pre video a audio konferencie, spoluprácu, chat a webináre naprieč mobilnými zariadeniami, počítačmi, telefónmi a room systémami. Pomocou Zoom-u môžete usporiadať veľkú schôdzku pre internú komunikáciu, ľahko zobraziť svoju obrazovku a potom uložiť nahrávky offline. Namiesto osobného stretnutia so zákazníkmi, môžete ľahko usporiadať stretnutie online. Všetky potrebné informácie o tomto toole nájdete tu: https://zoom.us/

BASECAMP

Webová aplikácia Base Camp je primárne určená pre projektové riadenie, teda slúži na podporu tímovej spolupráce. Funkcie a rozhranie ponúkajú jednoduchú cestu, ako jednotlivé projekty spravovať a mať prehľad o všetkých činnostiach a to nielen svojich ale aj všetkých zainteresovaných napr. do konkrétneho projektu. Umožňuje byť s nimi neustále v kontakte, nech už sa nachádzate kdekoľvek. Súčasťou aplikácie je kalendár, či to-do list, ďalšie sekcie ponúkajú rýchly prehľad tém, vložených dokumentov alebo prehľad aktivít jednotlivých osôb. Vyskúšať ho môžete tu: https://basecamp.com/

MICROSOFT TEAMS

Služba Microsoft Teams podporuje nielen trvalé chaty, ale aj chaty vo vláknach, s cieľom zapojiť naozaj všetkých. Konverzácie v službe Teams sú predvolene viditeľné pre celý tím, no k dispozícii je samozrejme aj možnosť súkromných diskusií. Hlboká integrácia Skypu umožňuje tímom spolupracovať prostredníctvom hlasových konferencií a videokonferencií. V digitálnom pracovnom priestore tiež každý môže prejaviť svoju osobnosť pomocou emoji, nálepiek, obrázkov GIF a vlastných meme. Stiahnuť si ho môžete tu: https://teams.microsoft.com/start