V poslednom článku sme sa venovali emailovým podpisom, dôvodom prečo ich nezanedbať a ako maximalizovať účinok z nich.
Všetky tieto rady je však pomerne zložité dodržať, a to najmä, ak je Vaša firma väčšia. Každý nový zamestnanec si nastaví emailový podpis podľa seba, len málokedy ho zmení. Všetci tiež poznáme situáciu, keď ešte v polovici februára dostávame emaily, kde je zabudnutý vianočný banner.
Presne tieto problémy rieši centralizovaná správa emailových podpisov. Na trhu je viacero nástrojov, ktoré túto problematiku riešia. Medzi dvoch najväčších hráčov patria spoločnosti Code2 a Exclaimer. Ich nástroje zároveň ponúkajú aj omnoho viac, ako len centralizovanú správu. V našej spoločnosti používame práve softvér Exclaimer, a preto naňho budeme referovať. Popisované vlastnosti však viete docieliť aj s alternatívnymi nástrojmi a rozhodovanie, ktorý nástroj je pre Vás vhodný bude skôr ovplyvnené technickými parametrami Vášho emailového servera alebo cenovej politiky.
AKO TO FUNGUJE?
Nástroje na správu podpisov sa väčšinou nachádzajú na mailových serveroch, prípadne bežia ako cloudové služby s potrebným prepojením na Váš emailový server. V skratke sa tým docieli to, že podpisy nevznikajú v koncových bodoch (t.j. napríklad v Outlooku, alebo pri odosielaní emailu na smartfóne), ale prikladajú sa k emailu až keď opúšťajú emailový server.
Všetci používatelia vo vašej organizácii len potrebujú vedieť, že ich email má byť odosielaný bez podpisu, pretože o zvyšok sa postará softvér. Práve vďaka tomuto riešeniu je jedno, či email odosielam z Outlooku, telefónu alebo webmailu, podpis je vždy a za každých okolností rovnaký. A to aj s plnou podporou obrázkov (napríklad firemné logo atď.)
SPOJENIE S FIREMNÝM ADRESÁROM
Ak by sme chceli zájsť ešte ďalej, spojenie s firemným adresárom dokáže správu podpisov ešte výrazne zjednodušiť. Ak totiž vo firme používate napríklad mailový server Microsoft Exchange, alebo Exchange online (Office365), máte možnosť emailový podpis vytvoriť vo forme šablóny a Exclaimer za Vás doplní informácie z adresára automaticky. Napríklad meno, adresa, telefónne číslo, pracovná pozícia atď. Takto zároveň viete spravovať rôzne šablóny pre jednotlivé oddelenia vo vašej firme.
SEZÓNNE ZMENY
V prípade, že chcete v podpisoch komunikovať sezónne informácie, Exclaimer zabezpečí ich aktuálnosť a plošné nasadenie. Nech už podnikáte v akejkoľvek oblasti, každý zákazník ocení, ak si do podpisu dáte banner počas vianočného obdobia, prípadne PF na ďalší rok. Takáto šablóna sa jedným kliknutím aplikuje do celej firmy a to aj s nastavením jej trvania (napríklad od 15.12. do 7.1.). Exclaimer teda zabezpečí, že sú vaši zamestnanci up2date aj v prípade, že nie sú technicky zdatní na zmenu podpisu, prípadne sú na dovolenke.
Ak by ste chceli centralizovaný emailový podpis nasadiť aj u Vás vo firme, avšak nemáte dostatočné technické znalosti, neváhajte nás kontaktovať. Radi Vám s nasadením takejto služby pomôžeme.
Ak vás téma zaujala, odporúčame článok: Ako Vám môže pomôcť správne navrhnutý e-mailovy podpis.
